Les bonnes pratiques du numérique

Gestion quotidienne des documents numériques

Les documents numériques sont des archives publiques au même titre que les documents sur support papier (article L. 211-1 du Code du patrimoine) et sont ainsi soumis aux mêmes règles. Qu’il s’agisse du traitement de fichiers bureautiques ou de la maîtrise du flux de courriels, les administrations sont confrontées quotidiennement à la gestion de documents numériques.

Cinq fiches pratiques ont été réalisées par les services d’archives départementales de la région Centre-Val de Loire en février 2016 dans le but de répondre aux questions les plus fréquentes en matière de gestion des documents électroniques. Vous souhaitez optimiser votre gestion documentaire numérique, numériser des originaux papier ? Consultez nos fiches pratiques !

Au même titre que les archives sur support papier, les documents numériques doivent, à l’échéance de leur durée d’utilité administrative, faire l’objet d’un bordereau d’élimination pour les documents à détruire ou d’un bordereau de versement pour les documents à valeur patrimoniale.

Pour aider à traiter un arriéré de données bureautiques, rationnaliser les espaces de stockage de données ou encore reprendre l’arborescence du serveur partagé, les Archives départementales proposent un accompagnement personnalisé à toute administration ou service qui le souhaite (appui pour l’analyse de la situation, aide au lancement du projet, fourniture d’outils méthodologiques).

De plus, les archives intermédiaires peuvent être confiées à un prestataire spécialisé