Nous confier vos archives
Les archives ne se limitent pas aux seuls documents provenant des administrations et des collectivités. Vos documents méritent également d'être préservés !
(Arch. dép. du Loiret, 577 J)
Les Archives départementales du Loiret sont habilitées par le code du Patrimoine à recevoir et à conserver des archives d'origine privée de toute nature : archives de particuliers (papiers de famille, archives seigneuriales, papiers d'érudits, etc.), d'associations, d'architectes, de syndicats, de partis et d'hommes politiques ou encore d'entreprises privées.
Comment confier vos archives ?
Vous souhaitez nous confier vos archives ? Cinq possibilités vous sont offertes :
- Le don : il implique un transfert de propriété du donateur au Conseil général. Il peut faire l'objet d'un acte notarié sous seing privé (Code civil, art. 931), ou d'un don " manuel " pour des documents n'ayant pas de valeur marchande. Le don s'accompagne d'une lettre d'intention du donateur.
- Le dépôt : le déposant garde la propriété de ses archives mais confie leur conservation et leur communication aux Archives départementales (le dépositaire) (Code civil, art. 1915-1963). Le dépôt fait l'objet d'un contrat, révocable à tout moment par chacune des deux parties.
- L'achat : les Archives départementales peuvent acheter, auprès de particuliers ou de professionnels, des documents d'origine privée présentant un intérêt historique pour le département.
- Le legs : il s'agit de la remise de documents à un service d'archives par dispositions testamentaires. Le legs est accepté par écrit par le légataire, et implique un transfert de propriété.
- La dation : il s'agit du règlement d'impôts (droits de succession, droits de mutation à titre gratuit entre vifs, impôt de solidarité sur la fortune) par la remise d'archives à l'État (code général des Impôts, art. 1716 bis). Plus habituelle pour les œuvres d'art, cette procédure est extrêmement rare pour des archives.
Quelle que soit la forme retenue, elle peut être assortie de conditions de consultation ou de réutilisation des documents (application de délais de communication, autorisations préalables, etc.).
S'il y a lieu, le propriétaire peut choisir de conserver ou de céder au service d'archives, totalement ou partiellement, les droits de propriété intellectuelle qui peuvent peser sur ses documents (archives de photographe ou d'écrivain par exemple).
Un détenteur d'archives privées peut également confier provisoirement ses documents aux Archives départementales pour numérisation. Le service d'archives conserve alors la copie et non les originaux. Il en assure la conservation et la communication suivant les conditions définies d'un commun accord.
Les archives privées conservées dans un service public d'archives bénéficient du même régime de protection que les archives publiques.
Les archives privées aux Archives départementales
Une fois remises aux Archives départementales, les archives privées intègrent les séries et sous-séries du cadre de classement, selon leur nature et leur support :
- Série J : documents isolés (1 J) ou collections et fonds d'archives privées (à partir de 2 J).
- Série Fi : documents iconographiques isolés (1 Fi à 13 Fi) ou fonds contenant essentiellement des documents iconographiques (à partir de 20 Fi).
- Série AV : documents audiovisuels isolés (1 AV à 8 AV) ou fonds contenant essentiellement des documents audiovisuels (à partir de 11 AV).
- Série Num : documents privés sous forme numérique.
Ces archives sont classées et inventoriées de la même manière que les archives publiques. Puis elles sont communiquées aux lecteurs et aux chercheurs selon les modalités et conditions qui ont été fixées au moment de leur remise.
Les archives privées conservées aux Archives départementales du Loiret sont très riches et très diverses : archives de seigneuries (chartriers), de particuliers (érudits, chercheurs, personnalités politiques, architectes, etc.), de familles, d'associations, de syndicats, de partis politiques, d'entreprises privées, de notaires (dossiers de clients), d'avoués ou d'avocats...
Les types de documents sont également très différents : papiers, parchemins, manuscrits et imprimés, mais aussi dessins, photographies, cartes postales, plans, cassettes et bandes audio ou vidéo, voire des objets, et même des documents informatiques. Il peut s'agir de documents très anciens comme de plus récents.
Les archives privées constituent un complément indispensable aux archives des administrations. Elles apportent un autre regard sur l'histoire de notre département. Elles viennent aussi compenser certains manques dans les archives publiques, par exemple pour les fonds anciens détruits lors de l'incendie des Archives départementales en 1940.
Pour en savoir plus
Les archives privées présentant " pour des raisons historiques un intérêt public " peuvent faire l'objet d'un classement comme archives historiques, tout comme les bâtiments peuvent être classés monuments historiques.
L'initiative de la procédure de classement des archives privées comme archives historiques incombe soit au propriétaire des documents, soit au ministre chargé de la Culture. Encadré par les articles L.212-15 à L.212-28 du Code du patrimoine, le classement comme archives historiques protège les documents classés (imprescriptibilité en cas de vol) et impose certaines contraintes à leur propriétaire (interdiction de sortie du territoire des documents, obligation d'avertir l'administration des archives en cas de transfert de propriété, etc.).
Les archives classées comme archives historiques sont inscrites sur une liste, établie par département, dont la rédaction, la tenue à jour et la conservation sont confiées au Service interministériel des Archives de France. Actuellement, seule une cinquantaine de fonds ont fait l'objet d'une procédure de classement.
Les Archives du Loiret ont le privilège de conserver depuis 1973 le chartrier de Sully (fonds référencé 5 J), classé archives historiques par un arrêté ministériel du 6 janvier 1942.