Inventorier vos archives : le tableau de récolement

Les premières colonnes du tableau représentent les informations indispensables à la gestion courante de vos archives :

· Localisation : il s’agit ici de renseigner le lieu de rangement en donnant un nom ou numéro de salle et un numéro d’étagère au minimum. La localisation peut faire l’objet de deux à trois colonnes : dans le cas de grandes salles d’archives il vous sera conseillé de numéroter les étagères et les tablettes ;

· Service : dans le cas fréquent de partage de local une colonne service est conseillée, elle vous permettra lors de vos recherches d’isoler les archives d’un service en particulier ;

· Numéro de boîte : identifiant unique pour chaque boîte basé sur une cotation continu pour chaque salle;

· Description : description synthétique du contenu de la boîte. Attention à la diversité des termes utilisés, il est conseillé de normaliser autant que possible les appellations (ex : courrier, correspondance, lettres…);

· Date début et date fin (ou regroupés en une seule colonne Dates extrêmes) : signalent la date du document le plus ancien (début) et du document le plus récent (fin).

· Métrage linéaire : unité de mesure des archives correspondant à la quantité, mesurée en mètre, de documents rangés sur une tablette ou étagère;

· Sort Final : Le sort final peut être

• Conservation
• Destruction
• Tri lorsqu’une conservation intégrale n’est pas possible ;

· Durée d’utilité Administrative : ou DUA est le délai réglementaire minimum à respecter avant application du sort final. Ce délai doit être déterminé par une circulaire de tri des archives publiques (cf. FranceArchives, page Circulaires) ou par un tableau de gestion ;

· Date fin de DUA : Doit être inscrite dans cette colonne l’année à partir de laquelle la DUA est échue et que le sort final puisse s’appliquer l’année suivante.

· Observation : Cette colonne contient tout type d’information annexe utile à la gestion courante des archives par exemple : dossier à reconditionner, document en mauvais état…

Il vous est possible de personnaliser votre tableau afin d’y ajouter des colonnes vous permettant de gérer les emprunts d’archives au sein de votre service. Déposer dans un local archives ne veut pas dire que les documents ne seront pas amenés à être consultés par les agents ; il est donc important de savoir à tout moment où se trouvent vos dossiers. Des colonnes telles que « Date de sortie », « emprunteur », « date de retour attendu » peuvent être utiles.