Comment nous déposer vos archives ?
Les communes, comme les regroupements de communes, doivent procéder au dépôt des archives communales aux Archives départementales dans le respect de la loi.
Vous êtes une commune
Le dépôt des archives communales aux Archives départementales est obligatoire pour toutes les communes de moins de 2000 habitants. Il concerne les documents de l’état civil de plus de 150 ans, le cadastre de plus de 30 ans et les documents de plus de 100 ans. Depuis la loi n°2011-525 du 17 mai 2011, les communes de moins de 2 000 habitants ont la possibilité de conserver leurs archives après déclaration auprès du préfet. Un contrôle est alors effectué afin de s'assurer des bonnes conditions de conservation des archives. Pour les communes de plus de 2000 habitants, le dépôt peut également être effectué après délibération du Conseil municipal.
Les archives communales déposées restent, en tout état de cause, la propriété de la commune, qui peut toujours en demander communication, à l'occasion d'une recherche administrative ou historique. En outre, grâce à l'inventaire qui en est rédigé et mis à la disposition des lecteurs des Archives départementales, les fonds déposés bénéficient d'un meilleur accès par le public, et peuvent être à l'origine d'opérations de valorisation du patrimoine communal.
Vous êtes une intercommunalité
Le dépôt des archives communautaires peut intervenir selon différents cas de figures.
- Lorsque la structure n'est pas destinée à disparaître, une convention peut être signée entre le président de l'EPCI, après délibération de son conseil, et les Archives départementales définissant l'objet du dépôt.
- Lorsque la structure est dissoute, et qu'il n'y a pas de transfert de compétences à une nouvelle structure, les archives définitives et les archives ayant encore un intérêt administratif au moment de la dissolution pourront être transférées à l'une des collectivités membre de la structure dissoute, après l'accord de la collectivité concernée. À défaut d'un tel accord, ces archives seront obligatoirement remises aux Archives départementales.
- Lorsque la structure est dissoute, et qu'il y a transfert de compétences à une nouvelle structure, les archives ayant encore une utilité administrative devront être remises à la structure ayant hérité des compétences de la structure dissoute. Établi en deux exemplaires, le bordereau de transfert des archives sera cosigné par le président de la structure dissoute et celui de la structure héritant des missions, et transmis en copie au directeur des Archives départementales. Les archives définitives seront transférées, soit au service d'archives de la structure héritant des missions ; soit à l'une des collectivités membres de l'EPCI ou du syndicat dissous, soit aux Archives départementales.