Comment conserver les archives ?
Les archives de la commune doivent être conservées dans " un bâtiment public " conformément à l'article R1421-4 du code général des collectivités territoriales. De préférence, celui-ci doit se trouver aux abords immédiats de la mairie à défaut d'y être installé. Le plus important est de veiller à la salubrité du local et à son isolation.
La salle d'archives
La salle d'archives doit être accessible à un nombre restreint d'agents communaux (directeur général des services, secrétaire de mairie, responsable des archives). Elle sera affectée exclusivement aux archives et non aux fournitures diverses (particulièrement les produits d'entretien ménager), aux vieux équipements obsolètes, aux cartons vides et aux affaires de l'école. Le public ne doit jamais y accéder. Enfin, le local doit être régulièrement nettoyé et dépoussiéré pour éviter tout développement de moisissures.
Les normes à respecter
Voici quelques normes qui garantissent une bonne conservation :
- choisir un local sain, sec et non inondable (éviter les remontées d'eau par les égouts et les risques d'infiltration, vérifier l'étanchéité de la toiture) ;
- le local sera éloigné d'un voisinage dangereux présentant des risques d'incendie ou d'explosion ;
- assurer la sécurité du local : protéger les ouvertures (par des barreaux métalliques, par des vitres de sécurité anti-effraction), installer un système de détection anti-intrusion et un système de détection incendie, prévoir des clés voire des digicodes et des badges pour sécuriser l'accès au local ;
- la surface d'une salle d'archives ne doit pas dépasser 200 m² ;
- résistance des planchers obligatoirement pleins : au moins 900 kg au mètre carré pour les rayonnages fixes d'une hauteur de 2,20 m et 1300 kg/m2 pour les rayonnages mobiles d'une hauteur de 2,20 m ;
- maintenir une température constante d'environ 18° C (prévoir une bonne isolation thermique) ;
- maintenir un taux d'humidité relative d'environ 50 % (aération régulière et utilisation éventuelle d'un déshumidificateur) ;
- choisir des rayonnages métalliques stables et utiliser des tablettes solides réglables en hauteur (adapter la hauteur à la dimension des boîtes d'archives). Prévoir des tasseaux reposant sur des crémaillères
- travées de 1 mètre de large et de 2,20 m de hauteur (6 niveaux de tablettes, dernière tablette placée à une hauteur maximale de 1,80 m),
- tablettes de 0,35 m de profondeur (0,40 m pour les documents de grand format),
- allée de circulation de 1,20 m de large,
- allée de desserte de 0,80 m de large ;
- ne pas placer les rayonnages contre le mur pour protéger les documents de l'humidité ;
- les rayonnages seront perpendiculaires aux fenêtres afin que les boîtes d'archives soient protégées de la lumière directe.
A noter ...
Pour toute création ou aménagement de salle d'archives, l'avis du directeur des Archives départementales doit être sollicité conformément au code général des collectivités territoriales.