En attendant le transfert des archives
Avant le transfert des archives, un « chantier des collections » indispensable
Le chantier appelé « chantier des collections » est une indispensable opération préalable au déménagement des 32 kilomètres linéaires de documents que conservent les Archives départementales du Loiret... Fragiles et sensibles à la poussière, aux chocs, aux manipulations, les collections doivent être particulièrement choyées.
Il s’agit d’évaluer les besoins des collections dans l’objectif de les transporter vers le nouveau bâtiment dans les meilleures conditions de sécurité et de traçabilité, puis de mettre en place les actions correctives : conditionnement dans des contenants pérennes et dans des matériaux adaptés à l’hétérogénéité des supports et des formats, vérification de la localisation physique des boîtes et des registres dans les magasins (ce que l’on appelle le « récolement »), vérification de la présence d’une référence (dite « cote ») sur chaque contenant et chasse aux OANI (« objets archivistiques non identifiés »). Il s’agit enfin de préparer le plus finement possible la réimplantation des collections dans le futur bâtiment, chaque article devant avoir une destination parfaitement définie.
Dès 2016, il a été décidé d’entamer cette préparation du déménagement.
Le chantier des collections a débuté au printemps 2017 par la réalisation d’un état des lieux détaillé du conditionnement sur les deux sites des Archives départementales (Site des Archives historiques et généalogiques, 6 rue d’Illiers/Site des archives modernes et contemporaines, Cité Coligny, 131 Faubourg Bannier). Ainsi, sur les 32 kilomètres linéaires conservés, le volume de fonds à reconditionner est évalué près de la moitié, en raison d’un conditionnement existant plus ou moins hasardeux : liasses simplement enveloppées dans du kraft, boîtes en carton ondulé éventrées, registres sans protection…
Ce constat fait, il a fallu programmer les opérations de traitement à effectuer en interne et celles à confier à un prestataire spécialisé.
Un nouveau conditionnement pour les archives : adapté pour déménager, pérenne pour conserver
L’emploi de matériaux de conservation pour le conditionnement est une des mesures préventives (au même titre que des locaux et équipements de rangement appropriés, une température et une hygrométrie contrôlées) destinées à protéger sur le long terme les documents contre toutes les causes de dégradation.
Il s’agit aussi de sécuriser les manipulations des documents, sans perte ni dommage matériel.
L’enjeu est de transmettre aux générations futures ce patrimoine dont les Archives départementales ont la charge.
Frédérique Hamm, directrice des Archives départementales
2018-2020 : Le chantier « externe » réalisé par une entreprise spécialisée
Fin octobre 2018 débutait le chantier de reconditionnement des fonds d’archives conservés sur le site des Minimes, essentiellement des archives notariales. Le traitement des liasses a été assuré par une équipe de 6 personnes, mise à disposition par une entreprise spécialisée dans la conservation du patrimoine. Les documents ont suivi plusieurs étapes :
- Un dépoussiérage de surface ;
- Le remplacement de l’enveloppe en papier kraft par du papier de conservation (neutre et non acide) ;
- Le remplacement des anciennes sangles à picots par des sangles neuves à boucle en acier inoxydable ;
- Le conditionnement dans des boîtes spécifiques, en carton neutre très solide.
Le chantier s’est ensuite poursuivi, à partir d’octobre 2019, sur le site des Archives modernes et contemporaines de la cité Coligny.
Pour donner une idée de l'ampleur du chantier, voici quelques chiffres :
- 0 liasses traitées en moyenne par jour
- 0 liasses traitées au total.
- 0 liasses dépoussiérées, ré-enliassées et mises en boîte (environ 6,5 km linéaires)
- 0 liasses dépoussiérées et ré-enliassées (environ 2,5 kilomètres linéaires).
- 0 personnes à temps plein, 3 d’entre elles étaient en contrat d’insertion
- 0 ans
- 0 kilomètres linéaires traités
Un travail de coordination entre le prestataire et les archivistes
Le prestataire n’était pas seul à assurer le chantier de reconditionnement. En effet, une équipe dédiée des Archives est intervenue en amont et en aval.
En amont car dans chaque magasin il a fallu déterminer quels documents devaient être traités par le prestataire, et quels documents seraient traités lors de chantiers menés en interne. Ceci en fonction des formats et du type d’archives. En amont encore car il a fallu imprimer une grande quantité d’étiquettes nécessaires à l’identification des boîtes. D’autres travaux préparatoires ont eu lieu avant chaque passage du prestataire dans un magasin, notamment rendre incommunicable aux lecteurs les articles en cours de reconditionnement.
En aval ensuite car une fois les documents dépoussiérés et reconditionnés, l’équipe des Archives a procédé au récolement du magasin traité. Cette opération consiste à contrôler la présence et l’identification des boîtes sur les tablettes. On calcule également l’espace que prennent les boîtes sur les étagères. A noter : l’épaisseur d’une boîte en carton neutre est plus élevée que celle d’une liasse entourée de papier kraft, d’où un léger accroissement de la place occupée par les documents après leur reconditionnement.
Cette intervention précède une mise à jour des données du récolement dans un outil informatique. Le récolement achevé, les documents sont à nouveau rendus communicables pour les lecteurs.
2018 - jusqu'au transfert des archives : le chantier « interne » mené par les agents des Archives départementales
En parallèle du chantier « externe », un chantier interne a été mis en place et se poursuivra jusqu’au déménagement. Ce chantier se découpe en plusieurs opérations :
- Dès 2012, les archives communales déposées ont commencé à être reconditionnées par les agents de conservation. Cette première opération s’est achevée en octobre 2020.
- Dès 2019 une autre opération s’est attachée aux fonds contemporains (postérieurs à 1940) qui restent à classer. Ces documents ont été dépoussiérés et conditionnés en petits containers en carton neutre, dans l’attente de leur classement dans les salles de traitement du futur bâtiment !
- De novembre 2020 jusqu’à avril 2021, une équipe a mis en boîte les liasses que le prestataire avait seulement rechemisées (2,5 km linéaires).
Mai - Octobre 2021 : chantier interne tour A du site de Coligny
Pendant 5 mois, de mai à octobre 2021, une équipe de 5 archivistes s'est relayée à tour de rôle par demi-journée pour dépoussiérer, ré-enliasser et reconditionner des liasses dans des boîtes en carton neutre renforcé, préalablement montées par d'autres agents. Une belle réussite collective !
- 0 mois
- 0 liasses dépoussiérées, ré-enliassées et mises en boîte
- 0 boîtes montées (livrées à plat par le fournisseur)
- 0 agents
Mais le chantier de reconditionnement des archives n’est pas encore terminé... S’enchaînent actuellement d’autres travaux tout aussi colossaux que ceux déjà achevés : conditionnement des fichiers et liasses au format non standard, poursuite du récolement à la boîte pour ne citer qu’eux.
La réalisation rigoureuse de ces opérations permettra d’aborder plus sereinement le déménagement et l’implantation des archives dans les magasins du nouveau bâtiment.
2022-2023, deux années qui seront encore être riches d’activités collectives pour les archivistes !
Pendant que le chantier de construction du bâtiment avance, nous préparons activement le futur transfert des collections vers le nouveau site. Depuis le début du chantier des collections, près de 130 000 liasses ont déjà été dépoussiérées, ré-enliassées et mises en boîte en carton neutre de format standard. Toutefois, un certain nombre de liasses ne correspondent pas à des formats standards, notre relieuse-restauratrice confectionne donc actuellement des boîtes sur-mesure, adaptées aux formats spécifiques.