Pourquoi archiver ?
Devenez passeur de mémoire en archivant ! Afin d’assurer une sécurité juridique et une bonne gestion administrative et de constituer les matériaux de l’histoire, archiver est essentiel.
Vous avez dit « archives » ?
Selon l'article L211-1 du Code du patrimoine, les archives sont "l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits et reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité".
La notion d’archives est donc vaste…
- quelle que soit la date :
Un document d’archives peut dater de 841 (document le plus ancien conservé aux Archives départementales), de 1789, de 1914, de 2012, etc.
- quel que soit le lieu de conservation :
Un document d’archives peut être conservé dans votre bureau, un local d’archivage ou les magasins de conservation des Archives départementales
- quelle que soit la forme :
Un document d’archives peut être un texte manuscrit, un texte imprimé, un plan, un enregistrement oral, une affiche, une maquette, des données électroniques, etc.
- quel que soit le support :
Un document d’archives peut être inscrit sur papier, cassette audio, disquette, DVD, serveur, etc.
Pourquoi archiver ?
La conservation des archives est une obligation légale pour les organismes publics, prescrite par le Code du Patrimoine.
Elle est organisée dans un triple intérêt:
- administratif : assurer efficacement la gestion courante des affaires en disposant en permanence des informations utiles voire vitales ;
- juridique : faire la preuve de ses droits et obligations notamment en cas de contestation ;
- historique : conserver et transmettre la mémoire des actions menées.
Une partie des documents produits par votre administration seront conservés indéfiniment aux Archives départementales afin d’être communiqués à un public de chercheurs, d’historiens, de particuliers cherchant à faire valoir leurs droits, etc. Ainsi se constitue la mémoire du département du Loiret !
Quelles sont les responsabilités des fonctionnaires ?
En tant qu’agent d’une administration, d’un établissement public ou d’un organisme de droit privé chargé d’une mission de service public, vous produisez des archives publiques. Elles relèvent du domaine public, sont inaliénables et imprescriptibles.
Les Archives départementales exercent, sous l’autorité du préfet, le contrôle scientifique et technique des archives publiques (articles L 212-8 et 10 du code du Patrimoine).
Ainsi :
- vous ne pouvez pas éliminer de documents sans le visa du directeur des Archives départementales;
- tout déménagement d’archives publiques doit s’effectuer après avis aux Archives départementales ;
- des visites d’inspection des documents conservés dans vos locaux peuvent être opérées par le directeur des Archives départementales ;
- vous êtes tenus de verser aux Archives départementales les documents présentant un intérêt historique.
Particularités des officiers publics
Vous êtes un officier public et ministériel (notaire, huissier, commissaire priseur, avoué) : vos minutes et répertoires sont également des archives publiques (art. L 211-4 alinea c du Code du patrimoine). Les principes de protection et de versement sont donc identiques aux autres documents publics. Des délais de versement des minutiers ont cependant été définis par la réglementation : minutes et répertoires de plus de 75 ans pour les notaires, de plus de 25 ans pour les autres officiers (art. R 212-15 du Code du patrimoine).
En revanche, les dossiers de clients, les registres de comptabilité et les autres dossiers d’affaires et de gestion de vos études sont des archives privées et ne sont pas soumis aux mêmes règles. Ils peuvent néanmoins faire l’objet d’un don ou d’un dépôt aux Archives départementales.
Pour aller plus loin
Les dix commandements pour une gestion maîtrisée des documents
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Archives départementales du Loiret
6 rue d'Illiers, 45000 Orléans
02 36 99 25 00
